Al registrarse, acceder, utilizar la aplicación web, aplicaciones móviles para copropietarios o suscribir un formulario de orden de servicio, el Representante Legal de la copropiedad, el Administrador Delegado y los usuarios individuales declaran haber leído, comprendido y aceptado en su totalidad estos Términos de Servicio y Contrato de Licenciamiento SaaS.
Naturaleza del Servicio Multi-Tenant y Concesión de Licencia
PH Corporativo es una solución de software como servicio (SaaS) cloud-native diseñada específicamente para la administración integral, financiera, asamblearia y operativa de condominios, centros comerciales, edificios residenciales y parques industriales constituidos bajo el régimen de la Ley 675 de 2001 de la República de Colombia.
Sujeto al cumplimiento continuo del presente acuerdo y al pago oportuno de las contraprestaciones convenidas, PH Corporativo confiere a la persona jurídica de la copropiedad o a la empresa de administración autorizada una licencia temporal, limitada, no exclusiva, revocable e intransferible para interactuar con los módulos habilitados.
Bajo la arquitectura multi-tenant de PH Corporativo, cada conjunto residencial u organización (Tenant) dispone de un esquema lógico particionado e independiente. No existe posibilidad técnica de cruce de saldos contables, actas de asamblea, bases de datos de residentes ni registros de portería entre distintos conjuntos o copropiedades administradas.
Cuentas, Credenciales y Responsabilidad por Roles de Acceso
El sistema opera bajo un riguroso esquema de Control de Acceso Basado en Roles (RBAC). El usuario es el único custodio de sus llaves digitales, debiendo responder por toda transacción ejecutada bajo sus credenciales individuales. Queda expresamente prohibido compartir claves genéricas entre funcionarios o residentes.
Superusuario del Tenant. Responsable legal de velar por la veracidad de la contabilidad, conciliaciones bancarias, censo de coeficientes y parametrización de presupuestos.
Acceso restringido exclusivamente a bitácora de visitantes, minuta vehicular, correspondencia y alertas de citofonía. Sin acceso a estados de cuenta ni cartera privada.
Visualización de auditoría de sólo lectura, revisión de ejecución presupuestal en tiempo real, balance de comprobación y reportes de tesorería sin facultades de alteración.
Portal de autoservicio para consulta de cuotas ordinarias, pago con pasarela PSE, reserva de zonas comunes (salón social, BBQ) y votación electrónica en asambleas.
Planes, Suscripción, Pasarelas de Pago y Facturación DIAN
El uso continuo de los módulos de la plataforma se rige por planes calculados según el volumen de unidades inmobiliarias privadas (apartamentos, casas, oficinas o bodegas) bajo modalidad mensual o prepago anual con descuento aplicable.
- Facturación Electrónica DIAN: Cada cobro de suscripción por parte de PH Corporativo genera una Factura Electrónica de Venta con su respectivo Código Único de Factura Electrónica (CUFE), validada previa entrega por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia.
- Pasarelas Financieras Integradas: El procesamiento de cuotas de administración por parte de copropietarios se efectúa mediante pasarelas certificadas (PSE, ACH Colombia, Redeban, Nequi y tarjetas bancarias). PH Corporativo actúa como facilitador tecnológico y no capta ahorro ni intermedia fondos fiduciarios directamente.
- Condiciones de Mora y Gracia: En caso de no recibirse el pago de la cuota de suscripción del software, se otorga un período de gracia de 5 días hábiles. Vencido este plazo sin regularización, se activará la restricción temporal al panel administrativo, conservando activo el módulo de consultas esenciales para los residentes.
Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) y Disponibilidad Cloud
Garantizamos un compromiso de disponibilidad mensual del sistema (Uptime) no inferior al 99.9%, soportado en centros de datos con certificación Tier IV operados en la infraestructura global de Amazon Web Services (AWS) con redundancia geográfica.
| Nivel de Incidente | Criterio de Criticidad | Tiempo de Respuesta | Resolución Objetivo |
|---|---|---|---|
| P1 - Bloqueante | Imposibilidad total de acceso al sistema o falla general de pasarela de cobro | < 30 minutos | < 4 horas hábiles |
| P2 - Severo | Interrupción de un módulo secundario (reservas, citofonía) con alternativa operativa | < 2 horas | < 12 horas hábiles |
| P3 - Estándar | Dudas funcionales, parametrización de asambleas, ajustes de interfaz | < 4 horas | < 24 horas hábiles |
Ventanas de Mantenimiento: Las labores preventivas o despliegues mayores se ejecutarán preferentemente entre las 00:00 y las 04:00 horas (GMT-5), informando con no menos de 48 horas de anticipación mediante alertas en la plataforma y correo al administrador titular.
Propiedad Intelectual y Restricciones de Uso
El código fuente, arquitectura backend, interfaces de usuario, librerías, algoritmos de asignación de coeficientes, modelos de bases de datos, logotipos, marcas comerciales e insignias que componen el ecosistema de PH Corporativo son propiedad exclusiva de PH Corporativo, amparados por las leyes de propiedad intelectual de la Comunidad Andina de Naciones (Decisión 486 de 2000) y convenios internacionales de la OMPI.
Privacidad, Respaldo Continuo y Cifrado Bancario
En cumplimiento del régimen de Protección de Datos Personales (Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Colombia y Decreto 1377 de 2013), la copropiedad actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de las bases de datos de residentes, y PH Corporativo ostenta la condición de Encargado del Tratamiento.
Consulte en cualquier momento los protocolos complementarios en nuestra Política de Privacidad y Tratamiento de Datos.
Responsabilidad y Exclusiones de Garantía
PH Corporativo asume una obligación de medio consistente en suministrar la plataforma tecnológica bajo altos estándares de la industria del software. No responderá frente a la copropiedad ni ante terceros por:
- Inexactitud, inconsistencia o dolo en los registros de facturas, presupuestos o gastos digitados por el personal administrativo del condominio.
- Fallas en los servicios públicos de internet, enlaces de telecomunicaciones o caídas de redes de telefonía móvil locales.
- Decisiones tomadas en asambleas virtuales derivadas de suplantación de identidad por descuido en la custodia de credenciales por parte del copropietario.
- Eventos de fuerza mayor o caso fortuito demostrables según el Artículo 64 del Código Civil Colombiano.
Suspensión, Terminación y Retención de Datos
Cualquiera de las partes podrá dar por terminado el contrato de licenciamiento mediante aviso formal con al menos 30 días calendario de antelación a la fecha de vencimiento del período facturado.
Dentro de los 30 días posteriores a la finalización del servicio, el Representante Legal podrá solicitar el paquete maestro de egreso digital que contiene los libros contables auxiliares (Excel / CSV), histórico de facturación electrónica validada, censo de residentes actualizado y bitácora de citofonía. PH Corporativo no retendrá indebidamente la información de la copropiedad por disputas comerciales no relacionadas con la custodia.
Transcurrido dicho período de gracia sin solicitud de descarga, la información pasará por un proceso irreversible de borrado seguro (Sanitización de Datos DoD 5220.22-M).
Ley Aplicable, Amigable Composición y Jurisdicción
El presente contrato se rige íntegramente por las leyes de la República de Colombia. Ante cualquier discrepancia técnica, operativa o económica:
- Arreglo Directo: Las partes contarán con un período de 15 días hábiles a partir de la notificación para buscar un acuerdo concertado entre sus representantes legales.
- Conciliación Prejudicial: Agotada la fase anterior sin acuerdo, se acudirá a un Centro de Conciliación legalmente avalado en la ciudad de Bogotá D.C.
- Jurisdicción Ordinaria: En caso de subsistir la controversia, las partes se someten a los juzgados civiles del circuito judicial de Bogotá D.C., Colombia.
Modificaciones Contractuales y Notificaciones Oficiales
PH Corporativo se reserva la facultad de actualizar estos Términos cuando existan modificaciones tributarias DIAN, jurisprudencia de la Corte Constitucional en materia de propiedad horizontal o adición de nuevos módulos tecnológicos.
Cualquier cambio sustancial se notificará con al menos 15 días calendario de antelación mediante mensaje emergente al ingresar al software y vía correo electrónico registrado en la cuenta administradora.
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