Declaración de Compromiso y Transparencia
En PH Corporativo, la protección de la información personal de nuestras comunidades, copropietarios, administraciones delegadas y proveedores es un principio institucional indelegable. Esta política formaliza los estándares bajo los cuales procesamos información con arreglo a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 de la República de Colombia y las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Identificación del Responsable del Tratamiento
Para consultas sobre el tratamiento de datos personales, estos son nuestros canales de contacto:
Ámbito de Aplicación y Definiciones Clave
Las directrices plasmadas rigen a todas las interacciones realizadas en nuestras soluciones SaaS, módulos de citofonía móvil, pasarela de cobro de expensas comunes, asambleas no presenciales y registros de minutas físicas y digitales.
Persona natural o jurídica cuyos datos son objeto de tratamiento: propietarios, arrendatarios, residentes no propietarios, consejeros, contratistas y visitantes.
Consentimiento previo, expreso e informado emitido voluntariamente por el titular para autorizar la recolección de sus registros particulares.
Aquella información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (e.g. biometría facial, huella digital en molinetes de acceso, grabaciones de seguridad).
Conjunto estructurado de datos personales asociados al libro o censo de propietarios e inquilinos prescrito en la Ley 675 de 2001.
Categorías de Datos Personales Recolectados
PH Corporativo procesa diferentes grupos de datos según el módulo operativo utilizado dentro de la comunidad residencial o parque comercial:
Datos de Contacto y Representación
Nombres y apellidos completos, tipo y número de documento de identidad (C.C., C.E., Pasaporte, NIT), números telefónicos móviles, correo electrónico oficial, condición jurídica frente a la unidad (propietario, apoderado, arrendatario).
Datos Contables, Facturación y Cartera
Historial de cobros por expensas comunes ordinarias y extraordinarias, multas de convivencia, estados de cuenta, constancias de transacciones por pasarelas (PSE, ACH, tarjetas de crédito/débito), datos bancarios para transferencias de recaudos y notas de crédito.
Vehículos, Mascotas y Bienes Privados
Asignación de números de apartamento, torre, casa o local comercial, coeficientes de copropiedad, placas de vehículos y motocicletas (reconocimiento LPR), números de celda de estacionamiento, depósito y carné de vacunación de mascotas caninas de manejo especial.
Control de Accesos, CCTV y Biometría
Registros temporales de video y audio en porterías, códigos QR de invitación, hora de entrada y salida de domiciliarios y contratistas, y datos biométricos faciales exclusivamente en conjuntos residenciales con hardware integrado expresamente habilitado.
Finalidades Legítimas del Tratamiento
De acuerdo con el mandato fiduciario y tecnológico conferido, el tratamiento de los datos responde estrictamente a los siguientes propósitos:
- Administración Condominal: Mantenimiento actualizado del censo de propietarios y arrendatarios exigido por el Artículo 51 de la Ley 675 de 2001.
- Emisión de Facturas y Cuentas de Cobro: Generación y distribución mensual de cobros, recaudos vía PSE y emisión reglamentaria de Facturación Electrónica DIAN.
- Seguridad y Salvaguarda de Bienes Comunes: Auditoría de accesos vehiculares y peatonales para protección de la integridad de residentes y prevención de hechos delictivos.
- Convocatorias y Asambleas Generales: Verificación de quorum presencial y digital, cómputo ponderado de coeficientes y almacenamiento de actas de votación oficial.
- Comunicaciones y Citofonía en Tiempo Real: Envío de notificaciones operativas vía push, SMS o correo electrónico para emergencias, recepción de paquetería o cortes de servicios públicos.
Datos Sensibles y de Menores de Edad
Advertencia Legal sobre Datos Biométricos
En ningún caso el suministro de datos sensibles (tales como rasgos biométricos faciales para apertura de esclusas o huellas dactilares) será obligatorio para acceder a su propiedad privada. El titular cuenta con el derecho potestativo de optar por mecanismos tradicionales de acceso (tarjetas RFID, llaves físicas o verificación manual en conserjería).
Tratamiento de Niños, Niñas y Adolescentes: PH Corporativo prohíbe el tratamiento de datos de menores salvo que medie autorización expresa y documentada de sus padres o representantes legales, respetando en todo momento el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, de estricto cumplimiento con el Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
Derechos de los Titulares (Habeas Data)
De conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular de la información almacenada en PH Corporativo podrá ejercer en cualquier momento los siguientes derechos fundamentales:
Acceder de forma totalmente gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte del sistema.
Modificar teléfonos, correos o datos residenciales desactualizados a través del portal de autogestión de residente.
Solicitar la corrección de información inexacta, incompleta, fraccionada o que induzca a error.
Solicitar la eliminación de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de permanencia (e.g. historial contable).
Revocar la autorización otorgada para tratamientos no esenciales (comunicaciones comerciales, boletines comunitarios).
Presentar quejas por infracciones ante la Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Seguridad Técnica y Medidas de Protección
PH Corporativo implementa salvaguardas tecnológicas, administrativas y físicas de clase bancaria destinadas a prevenir el acceso no autorizado, la pérdida o la alteración ilícita de los registros:
Cifrado de Extremo a Extremo
Toda comunicación transita bajo protocolo HTTPS con certificados TLS 1.3 con soporte de HSTS. Las bases de datos relacionales se encuentran cifradas en reposo empleando el algoritmo militar AES-256.
Respaldos de datos
Snapshots diarios y copias incrementales continuas almacenadas en centros de datos con certificación ISO 27001, SOC 2 Tipo II y disponibilidad SLA del 99.9%.
Transferencia, Transmisión y Terceros Proveedores
PH Corporativo nunca vende, alquila o comercializa bases de datos personales con terceros para fines publicitarios. La información podrá ser transmitida únicamente a:
Procedimiento de PQR y Tiempos de Respuesta
Para la atención formal de consultas, reclamos o ejercicio de Habeas Data, el titular o apoderado legal deberá seguir el procedimiento establecido por el Artículo 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012:
Utilizado para verificar qué datos constan en nuestros repositorios. Si no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.
Aplicable para corrección, actualización, supresión o revocación de autorización. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "Reclamo en trámite" dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.
Canal Directo de Solicitudes de Habeas Data
Diligencia tu requerimiento para ser procesado por el Oficial de Cumplimiento.
Vigencia y Modificaciones de la Política
La presente Política de Tratamiento rige a partir de su publicación oficial el día 1 de febrero de 2025. El período de conservación de los datos personales corresponderá al tiempo que persista el vínculo contractual de la Copropiedad con PH Corporativo, más los términos legales de retención contable, tributaria y contractual exigidos por el Código de Comercio de Colombia (10 años para libros y correspondencia contable).
Cualquier cambio sustancial en las finalidades del tratamiento será notificado a los titulares a través del correo electrónico registrado o mediante anuncio destacado en la plataforma web y móvil con antelación mínima de diez (10) días hábiles a su entrada en vigencia.
¿Necesitas asesoría sobre la Ley 1581 en tu copropiedad?
Nuestro equipo legal y de seguridad de la información apoya a administradores y consejos en la estructuración de avisos de privacidad y censos condominales.