Habeas Data en copropiedades: obligaciones del administrador
Como administrador, eres responsable del tratamiento de datos personales de los residentes. Conoce tus obligaciones legales y cómo cumplirlas con nuestra plataforma.
Javier Ospina
Asesor Jurídico Corporativo
El registro de copropietarios, visitantes, placas de vehículos y cámaras de seguridad implica el tratamiento diario de una gran cantidad de datos personales de carácter sensible. En Colombia, la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales o Habeas Data) impone responsabilidades estrictas a las copropiedades.
Obligaciones clave del administrador
Como representante legal de la copropiedad, el administrador debe asegurar que:
- Autorización previa: Todo registro de datos (incluyendo visitantes en portería) debe contar con una autorización firmada o verbal expresa.
- Política de tratamiento de datos: La copropiedad debe contar con un documento público que detalle cómo se almacenan, usan y eliminan los datos personales.
- Seguridad de la información: Evitar la fuga de planillas físicas en portería y asegurar que el acceso a bases de datos digitales esté restringido solo a personal autorizado.
El riesgo de las planillas de portería físicas
Dejar libretas abiertas en la portería donde cualquier persona puede ver el nombre, cédula y número de apartamento de los residentes es una de las infracciones más comunes y sancionadas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). La digitalización de la portería a través de software seguro garantiza que los datos personales permanezcan encriptados y solo accesibles bajo permisos específicos.
¿Tienes dudas sobre cómo aplica esta norma a tu copropiedad?
Nuestra plataforma automatiza la facturación, asambleas y control de acceso garantizando el cumplimiento de la Ley 675.